Tras la conferencia que día el pasado 2 de abril en mi querido Colegio de Graduados Sociales, compañeros y empresas me han trasladado dudas y cuestiones que me han llevado a hacer este post para “mojarme” por escrito y comentar los aspectos, desde mi modesto punto de vista, que debemos considerar a la hora de elegir el sistema de registro de jornada que deberá estar preparado para el próximo 12 de mayo. La elección no solo condicionará la gestión práctica de la documentación que se genere si no que influirá en los conflictos y reclamaciones que puedan derivarse de esta obligación en materia de demandas de horas extras, denuncias de excesos de jornada o despidos/sanciones por impuntualidad o no asistencia.

SOBRE LA FORMALIDAD EXIGIDA EN EL SISTEMA DE REGISTRO

En el nuevo punto 9 del artículo 34 del Estatuto sólo se exige una formalidad: “deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada”, nada más ni nada menos. No existe un modelo formal de registro, ni más datos necesarios, ni un soporte determinado…

Por tanto, podemos afirmar que siempre y cuando conste la hora de entrada y salida y el nombre del trabajador ya tenemos un registro de jornada.

La Inspección de Trabajo, con toda probabilidad exigirá, como ya lo hizo en su día, que el sistema o soporte no pueda ser fácilmente manipulable, pero ya veremos…

Ante estos “no requisitos formales” voy a ir enunciando los sistemas más comunes y sus puntos a favor y en contra.

REGISTRO EN PAPEL

Probablemente será el más usado en empresas pequeñas que no quieran asumir ningún coste extra. Es perfectamente legal el uso de plantillas en papel donde el trabajador diariamente apunte junto a la fecha correspondiente su hora de entrada y salida.

Ventajas:

  • Coste 0 (al menos respecto a no tener que pagar un servicio o máquina de un proveedor, pero sin olvidar el coste en tiempo que supone gestionar esta documentación).
  • Facilidad de acreditación en sede judicial o Inspección. Para que nos vamos a engañar en los juzgados, al menos a día de hoy, es más fácil explicar cualquier cosa en clásico papel, aunque sea escaneado, que no tener que aportar archivos informáticos, periciales y bases de datos…

Inconvenientes:

  • La gestión documental, sobre todo si tenemos en cuenta que tendremos que guardar las hojas mensuales de 4 años por cada trabajador. Id comprando A-Zs si sois mediana empresa…
  • La posibilidad de extravío y pérdida de la documentación en papel.
  • El tiempo dedicado por el empresario o su personal de administración en gestionar y administrar toda la documentación generada.

Mi opinión es que el registro en papel, en 2019, con la tecnología existente y a tan bajo coste es un atraso total y absoluto en la gestión de recursos humanos. Salvo en aquellas micropymes que no puedan asumir ni un céntimo más de coste desaconsejaría implantar este sistema.

MÁQUINAS DE FICHAJE CON TARJETA O PIN

Hasta la fecha uno de los sistemas más utilizados en grandes empresas hasta la aparición de los sistemas de registro por dispositivo móvil o huella dactilar.

Ventajas:

  • La automatización de la gestión documental.
  • Acreditación en sede judicial o Inspección del registro de jornada.

Inconvenientes:

  • Inversión necesaria por cada centro (los precios oscilan entre 250€ y 600€ por aparato)
  • El posible fraude en el uso de la tarjeta magnética, fichando un trabajador por otro, sin que sea fácil su detección.
  • No aplicable para centros con trabajadores móviles o que trabajen algún día fuera del espacio físico fijo de la empresa.

Este sistema no tiene implicaciones extraordinarias en materia de privacidad como sí pudiera tener el sistema de huella digital o con geolocalización, pero si su única ventaja es la automatización de la gestión documental, que también la encontramos en sistemas de fichaje en móvil o pc, parece evidente que puestos a elegir y por su menor coste sería recomendable valorar antes la posibilidad de implantar un sistema de fichaje por dispositivo móvil o pc con el mismo pin.

SISTEMAS POR HUELLA DIGITAL O RECONOCIMIENTO FACIAL

Me consta que grandes empresas con centros fijos de trabajo están optando por este sistema. No voy a negar que es el más “cool” y “moderno”… qué jefe de recursos humanos no va a querer instalar una especie de sistema futurista que se parezca al usado por Amazon o empresas superavanzadas… además nos evitamos tarjetas, pins olvidados, fraudes… pasamos el dedito y zas ya estamos dentro…

Pues lo que  tiene la modernidad es que cada vez choca más con principios y derechos fundamentales como la intimidad o la protección de datos personales.

Como hay profesionales de la privacidad mucho más capacitados que yo, y que además se explican mejor, os dejo el enlace a estos dos posts de Jorge García Herrero, un auténtico crack en la materia, en el que explica con más detalle la problemática de la instalación de estos sistemas en el ámbito laboral (podéis consultarlos aquí y aquí). De paso podéis colaborar en su campaña de Lista Viernes.

También habrá que considerar el último informe de la Agencia de Protección de Datos Catalana, que puedes ver traducido aquí, que concluye que al tratarse, la huella digital, de un dato biométrico de categoría especial según el RGPD no puede considerarse un sistema a priori proporcionado y conforme al principio de minimización, con necesidad de realizar una evaluación específica de impacto, o dicho de otra forma, si existen otros sistemas menos intrusivos y que no traten, sin ser estrictamente necesario, datos biométricos, opta por esos otros sistemas…

Las dudas que se me plantean son: si en sede judicial presentamos como prueba de no asistencia o impuntualidad los datos obtenidos por un sistema de registro de dudosa legalidad y que puede vulnerar un derecho fundamental como el de la protección de datos ¿nos anularán la prueba? ¿si es válida pero no hemos cumplido los requisitos informativos específicos nos llevará igualmente a una nulidad de prueba?

Yo, pudiendo optar por otras opciones menos intrusivas no me la jugaría.

SISTEMAS DE REGISTRO MEDIANTE DISPOSITIVO MÓVIL, TABLET O PC

Desde hace meses cuando se planteaba la posibilidad de introducir la modificación legal para obligar a las empresas a registrar la jornada, estaba dándole vueltas a ver qué sistema íbamos a recomendar a nuestros clientes y mi conclusión fue que había que apostar por el fichaje en dispositivo móvil, Tablet o pc, tras valorar pros y contras del resto de sistemas.

Ventajas:

  • Su uso es independiente de si estamos ante centros fijos o móviles, puestos de comerciales, transportistas o administrativos.
  • Bajo coste, sin necesidad de comprar nuevos dispositivos de tarjeta, pin o huella digital.
  • Automatización de la gestión documental, al ir creando una base de datos digital.
  • Realización automatizada de los informes correspondientes para Inspección, representantes de trabajadores o requerimientos judiciales.
  • Si se ficha en móvil de empresa, pc o Tablet usados como máquinas de tarjeta el dispositivo sigue siendo propiedad del empleador.

Inconvenientes:

  • En los móviles si se activa la geolocalización debe estar limitada exclusivamente al momento de entrada y salida.
  • Necesidad de cláusulas informativas del uso de la geolocalización.
  • Negativa de trabajadores al uso de su propio dispositivo móvil para fichar.

Las ventajas parecen evidentes y los inconvenientes son asumibles si hacemos las cosas correctamente.

En primer lugar, debemos informar a los trabajadores de forma clara y expresa que, en base a la obligación empresarial de registro, se hace necesaria dentro de la capacidad organizativa y controladora de la empresa poder comprobar el lugar en el que el trabajador inicia o finaliza su jornada. Si se informa de esta cuestión y la geolocalización se limita a estos dos momentos: entrada y salida, no podrá negarse su proporcionalidad, no intromisión en la intimidad del trabajador y una exigencia equitativa a la obligación impuesta a la empresa.

La cláusula informativa es esencial y podrá, en caso de no existir, invalidar pruebas que sean imprescindibles para acreditar retrasos o ausencias de los trabajadores. Una buena cláusula te hace ganar o perder un juicio, si no mirad que ocurrió en este caso del trabajador que miraba porno más de la mitad de su jornada y que comenté aquí.

La prueba en juicio de estos sistemas requerirá de la aportación de los informes generados por estas aplicaciones automatizadas y para mayor seguridad un informe pericial que certifique el origen, la integridad y la no manipulación de los datos.

Sobre la controversia de la famosa sentencia de la Audiencia Nacional sobre el proyecto “Trucker” (aunque bien podrían haberlo denominado “Atraquer”) de Telepizza del pasado 6/2/2019, que puedes consultar aquí, comentar que no llega a la conclusión de que las empresas no puedan geolocalizar a sus trabajadores, si no que no podrán hacerlo sin haber informado antes a sus representantes, ejecutándolo de forma abusiva y desproporcionada durante toda la jornada laboral, obligando a poner a los humildes repartidores su móvil por 3 míseros euros al mes… es decir una cosa es la capacidad organizativa de la empresa y otra muy diferente imponer condiciones que “chirrían” a cualquier laboralista..

Por cierto, y en referencia a esta sentencia, que casi merece un post exclusivo, tuvo que ser el magistrado ponente el que advirtiera a los sindicatos demandantes que la geolocalización es un dato personal… y en base a ello, que no había sido cuestionado por los sindicatos, acaba dándoles la razón.

Para salvar el rechazo de algunos trabajadores al uso de su propio dispositivo, las empresas podrán optar por montar en su centro de trabajo y con un pc, tablet o móvil usado, a modo de máquina de fichaje por pin, ya que el sistema es idéntico: identificación por usuario y pin exclusivo y secreto para cada empleado.

Dado que esta parece la solución más favorable en relación a coste/eficacia/seguridad jurídica la elección del proveedor del servicio es cuestión esencial.

A la vista de todos esto y dado que llevamos meses buscando soluciones para nuestros clientes hemos decidido crear como servicio legal nuestra propia plataforma de registro de jornada mediante dispositivos móviles, tablet o pc: www.controldelhorario.com

No solo hemos desarrollado la aplicación teniendo en cuenta lo que nos pedían las empresas: sencillez, adaptabilidad, manejo simple e intuitivo…, también hemos incluido en las condiciones de uso de la app las cláusulas legales que necesitarán las empresas en futuros pleitos de horas extras, sanciones o despido. El trabajador quedará informado de forma clara y expresa de la geolocalización, su motivo y momento, de la prohibición de hacer horas extras si no es con autorización expresa de la empresa y de su obligación de registrar la jornada sin fraude y con veracidad.

En definitiva, todo este estudio lo hemos trasladado a una solución práctica a lo que no deja de ser un nuevo “problema legal” para todas las empresas y que traerá mucha cola: EL REGISTRO OBLIGATORIO DE LA JORNADA LABORAL.

Y como no me canso de decirles a mis hijos “A cada problema UNA SOLUCIÓN! No una queja” me lo aplico esta vez, porque igual los despachos jurídicos tenemos que ampliar la forma de ofrecer nuestros servicios…