Las obligaciones formales en el ámbito de la facturación electrónica de las PYMES podemos decir que son casi las mismas que para el comercio tradicional: obligación de expedir, contenido, moneda, idioma de emisión, plazos, etc.; en definitiva, todos aquellos requisitos que vienen establecidos en el nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) que entró en vigor el día 1 de enero de 2013. En el mismo se establecen algunas particularidades en relación a los medios de expedición, al modo de autentificación del origen, a la integridad del contenido y en las formas de conservación; características que se hacen necesarias en el ámbito del comercio electrónico.
Definiríamos la factura electrónica (término análogo a factura telemática o factura digital) como el equivalente a la factura en papel, pero trasmitida por medios telemáticos y con el requisito de asegurar su autenticidad e integridad; es decir, es un documento generado por medios informáticos en formato electrónico y que tiene la misma validez legal y efectos tributarios que la factura tradicional. Es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la prestación de un servicio que afecta por igual al emisor y al receptor.
En relación a la factura electrónica, el Reglamento anteriormente citado recoge las siguientes características principales:
MEDIOS DE EXPEDICIÓN DE LAS FACTURAS. A diferencia de la anterior normativa que regulaba la obligaciones de facturar, en la actual se amplía la posibilidad de que la factura en formato electrónico se pueda expedir por cualquier medio que permita garantizar al obligado de su expedición: la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y también su legibilidad; ello desde su expedición hasta todo su período de conservación. Añade que, en particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo; por ejemplo, ahora sería válido enviar una factura en formato PDF por correo electrónico, o bien poniéndola en una página Web desde la que se pueda descargar. La gran novedad es que ya no estaría condicionado al uso de alguna tecnología determinada o formato único, de modo que el intercambio electrónico de datos (EDI) y la firma electrónica avanzada, dejan de ser obligatorios como únicos medios de reconocimiento de facturas electrónicos.
EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. La factura electrónica queda condicionada a que el destinatario haya dado su consentimiento, que podrá ser expreso o tácito; por ejemplo, si el cliente recibe una factura en formato electrónico y la paga, se entenderá que tácitamente ha prestado su consentimiento. Ahora bien, siempre deberá ser posible la revocación de la aceptación.
AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. Aunque la normativa permite expedir la factura por cualquier medio electrónico, lo cual representa un gran avance en el comercio electrónico, establece unos privilegios de garantía, de autenticidad y de integridad a las facturas expedidas mediante una firma electrónica avanzada o certificado reconocido, mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante otros medios que el interesado haya comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. Hay que señalar que en ámbito de las PYMES el sistema más utilizado es el de la firma electrónica reconocida.
FORMAS DE CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS. El Reglamento permite utilizar medios electrónicos a este fin, es decir, la conservación por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos; eso sí, siempre que permitan garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido, la legibilidad en el formato original en el que se hubieran recibido o remitido y el acceso por parte de la Administración tributaria (en línea o su carga remota) sin demoras injustificadas.
LUGAR DE CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS. El obligado a la conservación de las facturas podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria toda la información y documentación requerida, y remarcando nuevamente sin demoras injustificadas. Cumpliendo los requisitos anteriores, se permite la conservación fuera del Estado Español siempre que se comunique con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. También se debe garantizar el acceso en línea, la carga remota y la utilización de toda la documentación.
Hay que señalar que se puede simultanear la facturación electrónica con la tradicional en papel, así podríamos emitir indistintamente una factura en formato electrónico y otra en papel para un mismo cliente, para un grupo de clientes concreto, o para determinadas entregas de bienes o prestaciones de servicios. Este hecho nos podría facilitar la progresividad de la implantación de la facturación electrónica en nuestra empresa.
También se faculta a los emisores y receptores de las facturas ceder a un tercero alguna o todas las obligaciones tributarias en materia de facturación; por ejemplo: la expedición, la conservación y la recepción, en definitiva, ceder todo o parte del proceso de facturación. Ahora bien, en cualquier caso el responsable último ante las Autoridades es el obligado tributario, es decir el expedidor y destinatario de la factura.
Se podrán recibir facturas electrónicas del extranjero por los bienes y servicios ofrecidos a un cliente español. Dichas facturas deberán reunir las mismas condiciones establecidas en el mismo Real Decreto 1619/2012.
Podemos concluir diciendo que el nuevo Reglamento supone un impulso a la facturación electrónica, sobre todo al conceder la categoría de facturación electrónica a sistemas que de manera habitual las empresas tenían ya implantados (por ejemplo, la remisión de facturas por correo electrónico) pero sigue reservando determinados privilegios a las factura expedidas con certificado reconocido, firma electrónica o EDI; ya que ellos, por si solos, son prueba de autenticidad e integridad, a diferencia del resto que en un momento dado deberán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, circunstancia fácil de expresar pero a veces difícil de justificar . Pero todavía queda un largo camino a recorrer para que las PYMES implanten la facturación electrónica en su día a día, sólo aquellas empresas que por obligación de implantación, por ejemplo por el hecho de trabajar para grandes compañías o administraciones públicas, o aquellas que realizan comercio electrónico de manera habitual, ya han implantado sistemas de facturación electrónica. En la medida que se avance en la emisión de facturas electrónicas paralelamente se avanzará en la recepción y conservación de las mismas, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero que ello puede suponer. Seguro que la gran mayoría de PYMES no conocen los datos estimados por la Asociación Multisectorial de Empresas de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Electrónicas (ASIMELEC) donde se refleja que el coste unitario de emitir una factura en papel es de 3,07 € y el de la factura electrónica 0,22 €; asimismo el coste de la recepción de una factura en papel es de 3,57 € y el de la electrónica 0,71 €. Ante estos datos: ¿alguien sigue queriendo emitir o recibir facturas en papel?.
Palma, 16 octubre 2013
Rafel Payeras Cifre
Economista-Asesor Fiscal
www.consultingdms.com
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