Seit 2013 und auf Grundlage des kgl. Gesetz 16/2013 vom 20. Dezember über Maßnahmen zur Förderung von dauerhaften Arbeitsverhältnissen und zur Einstellung von Arbeitnehmern, wurde in die Statuten der Arbeitnehmer die Notwendigkeit der Aufzeichnung der täglich geleisteten Arbeitsstunden aufgenommen und der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die tatsächlich geleisteten Stunden von Teilzeitbeschäftigten zu kontrollieren und zu verwalten.

Der nun in 2016 verabschiedete Kontrollplan der Behörde für Arbeit und Soziales (Inspeccion de Trabajo y Seguridad Social) hat nun zu einer Verschärfung der dahingehenden Prüfungen zur Folge mit dem Ziel, jedwede Aspekte, die in Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit stehen und die Mitarbeiter und Betriebszeiten betreffen, besser zu kontrollieren. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Registrierung der Arbeitsstunden bei Teilzeit gelegt.

Die wichtigste Neuerung für 2016 ist nun die Registrierung der Arbeitsstunden auch bei bei Vollzeitbeschäftigten, die bis dahin nicht obligatorisch war. Damit versucht die Gewerbeaufsicht dem Missbrauch mit nicht registrierten Überstunden entgegen zu wirken und eine angemessene Überwachung und Vergütung derselben sowie die korrekte Berücksichtugung bei der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge zu gewährleisten.

D.h. wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter angestellt haben, sind Sie verpflichtet, über die Stunden sowohl Ihrer Teil- als auch Vollzeitbeschäftigten Protokoll zu führen sowie Kontrollsysteme zu implementieren, um den Arbeitsstundenplan zu erstellen und zu verwalten.

Bedingungen und Folgen bei Nichteinhaltung

Auch wenn die Arbeitsstunden im Arbeitsvertrag bei Teil- und Vollzeit angegeben werden, muss der Arbeitgeber dennoch zwei weitere Aspekte beachten:

• Monatliche Verwaltung der regulären und zusätzlichen Arbeitsstunden (bei Teilzeit) sowie Überstunden (bei Vollzeit). Eine Kopie des zusammengefassten Arbeitsstundenplans sollte dem Angestellen mit der Gehaltsabrechnung am Monatsende vorgelegt werden
• Archivierung der Unterlagen im Unternehmen für einen Zeitraum von mindestens vier Jahren

Was würde im Falle einer Verletzung dieser Pflichten durch den Arbeitgeber geschehen?

Sollten bei einer Arbeitsinspektion im Arbeitsstundenplan Angaben fehlen:

• Bei Teilzeitverträgen wird dann automatisch angenommen, dass sich der Angestellte in einem Vollzeit- Arbeitsverhältnis befindet

• Bei Fehlern in den Formalitäten wird dies gemäß Art. 6.6 des kgl. Gesetzes über Verstöße und Sanktionen (LISOS – Ley de Infracciones y sanciones) als geringfügiger Verstoß eingestuft und eine Geldstrafe zwischen 60 und 625 Euro verhängt.
• Bei Missachtung der Arbeitszeiten wird gemäß Art. 6.6 des Gesetzes über Verstöße und Sanktionen (LISOS – Ley de Infracciones y sanciones) eine Geldstrafe in Höhe von 625 Euro bis max. 6.250 Euro fällig.

An dieser Stelle möchten wir Sie daher nochmals darauf aufmerksam machen, dass Sie unbedingt einen Stundenzettel für alle Ihre Beschäftigten anlegen müssen. Ihre Mitarbeiter müssen dort täglich ihre Arbeitsstunden handschriftlich eintragen und unterschreiben und der jeweilige Stundenzettel muss am Arbeitsplatz verbleiben und auf Verlangen bei einer Inspektion vorgelegt werden.

Es gibt keine offizielle Vorlage, es müssen aber folgende Angaben enthalten sein:

• Firmenname
• Name des Arbeitnehmers
• Festlegung der Arbeitsstunden gemäß Arbeitsvertrag
• Genaue Zeitangaben (Datum, Anfangs- und Endzeit) sowie Angabe der regulären, zusätzlich und Überstunden
• Unterschrift des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens, falls vorhanden.
• Unterschrift des Arbeitnehmers

DMS-CONSULTING stellt Ihnen anbei eine Vorlage für einen Stundenzettel zur Verfügung. Je Mitarbeiter können Sie hier täglich die Arbeitsstunden notieren lassen, kontrollieren und verwalten. Im Falle einer Arbeitsinspektion erfüllen Sie somit die Anforderungen der entsprechenden Richtlinien.

Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Mitarbeiter der Abteilung für Arbeitsrecht für Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung.